PSA ( Perancangan Sistem Dan Aplikasi )

MAKALAH

Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (Studi Kasus : Dinas Koperindag Kota Solok )

Disusun oleh:

Mansteven Nofriandi Elbadinas, S.Kom / 1304467

Magister CIO – Fakultas Teknik

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2013

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERINDAG KOTA SOLOK

Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis Dokumen

Analisa dokumen yang menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam   Pengelolaan Surat Masuk dan  Keluar  Pada  Dinas  Koperindag Kota Solok. Untuk  itu,  analisa  dokumen  merupakan  salah  satu  cara  yang dapat  membantu dalam perancangan sistem selanjutnya.

Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

Prosedur Pengelolan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah langkah  sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis  ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku  Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris  (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

e. Pengarahan dan penerusan ( sekretaris )

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1)                       Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2)                        Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

3)                       Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.  Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk sebagai berikut:

Flow Map Surat Masuk

Prosedur Surat Keluar

didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :

a.       Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.

b.      Persetujuan Konsep

Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan  terhadap  konsep  surat  tersebut maka  pejabat  yang berkepentingan membubuhi tanda tangan

c.       Pengetikan Surat

Setelah  konsep  disetujui  maka  selanjutnya  konsep  surat  diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat  diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.

d.      Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

e.       Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.

f.       Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

1)      Dikirim secara langsung

Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat  tujuan  dengan  bukti  pengiriman  surat  berupa  buku ekspedisi surat keluar

2)      Dikirim melalui sarana jasa  

Surat  keluar  bisa  dikirim  dengan  menggunakan  sarana  jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.

Pada dasarnya pengurusan/  pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara
lain:

a. Pembuatan konsep surat

Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :

1)      Konsep surat dibuat oleh pimpinan

Biasanya   pimpinan   membuat   konsep   sendiri,   kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.

2)      Konsep surat dibuat oleh bawahan

Untuk membuat  surat  pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan,  barulah  konsep  surat  tersebut  diketik,  kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.

3)      Konsep surat dibuat dengan cara mendikte

Pembutan  surat  dengan  cara  mendekte  dapat  dilakukan  baik  secara  langsung  maupun  tidak  langsung.  Mendikte  secara  langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka  (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat  dilakukan dengan cara pimpinan dapat  merekam dikte konsep surat  pada sebuah media yang disebut  magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut

b.      Pengetikan Konsep Surat

Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:

1)      Persetujuan konsep surat.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang  berwenang  harus  membubuhi  paraf dan tanggal pada konsep  surat.

2)      Pengiriman konsep surat

Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan  atau  pada  bagian  surat-menyurat (mail  departement)  untuk diadakan penelitian.

3)      Pemeriksaan hasil pengetikan

Konsep  surat  yang  sudah  selesai  diketik  harus diadakan pemeriksaan  terlebih dahulu  sebelum  dikembalikan  kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.

4)      Penandatanganan surat

Setelah  pengetikan  konsep  surat   dinyatakan  benar,  hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).

c.       Pengiriman Surat

Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :

1)      Pemberian Cap

Di  Indonesia  surat-surat  dinas  baru  dianggap  sah  apa  bila  dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan.Cap dibubuhkan  disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.

2)      Pengetikan amplop atau sampul surat

Sebelum amplop diketik,  ditentukan dahulu  jenis dan ukuran  amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya  disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.

3)      Pemeriksaan surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:

a) Kelengkapan surat yang meliputi:

(1) alamat surat

(2) alamat pengirim apabila perlu

(3) tanggal

(4) nomor surat

(5) tanda tangan

(6) cap atau stempel

(7) jumlah lampiran

b) Jumlah lampiran

Supaya  diadakan  pemeriksaan  apakah  ada  lampiran  surat yang dikirim tersendiri.

4)      Melipat surat

Setelah  surat  dinyatakan  lengkap,  barulah  surat  dilipat.  Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.

5)      Menutup amplop

Setelah  surat  dilipat,  dimasukan  kedalam  amplop,  kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.

6)      Menempelkan prangko

Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.

Flow Map Surat Keluar

Evaluasi Sistem yang Berjalan

Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Keluar  Pada   Dinas  Koperindag Kota Solok masih sangat sederhana  sekali.  Karena  dalam  penggunaan  sistem  informasi  di  Dikoperindag  masih  menggunakan manual yaitu masih terdapat kekurangan yang signifikan, yaitu :

1.      Terlalu  banyak  memakan  waktu  dalam  proses  sistem  informasi  yang            sedang berjalan.

2.      Masih menggunakan proses manual apabila ada surat yang masuk.

3.      Untuk  mengatasi  permasalahan -  permasalahan  tersebut,  maka  perlu  adanya  suatu aplikasi  yang  dapat  memudahkan  kinerja  dari  pegawai  administrasi  dimana  sistem  informasi  tersebut  dapat  meminimalisir  permasalahan - permasalahan yang terdapat di Bagian Pengelolaan Surat  Masuk dan Keluar Pada Dinas Koperindag Kota Solok

Usulan Perancangan Sistem

Tujuan Perancangan Sistem

Dengan menganalisis dan mengevaluasi  sistem informasi yang sedang  berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat  dibuat suatu perancangan program aplikasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.

Flow Map surat Masuk dan Keluar Yang di usulkan :